A 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 4. sz. - ”A kifizetési igénylésben benyújtandó, elszámolható költségek valódiságát igazoló, valamint a szakmai beszámolót alátámasztó dokumentumok – MÁTRIX” – melléklete, 3.4.1.3 azonosító sora alapján az elszámolható költségek – támogatható tevékenységek alátámasztó dokumentumai: részvétel igazolása elektronikus adathordozón dokumentáltan (különösen fénykép, hangfelvétel, videó), mely kötelezően benyújtandó dokumentum.
Az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) „9. A Projekt dokumentumainak nyilvántartása és megőrzése” pontja szerint „A Kedvezményezett köteles a Projekt dokumentumainak nyilvántartását és őrzését biztosítani és azt a jogszabályokban meghatározott szervezetek, hatóságok illetve egyéb személyek részére hozzáférhetővé tenni. A Kedvezményezett a Projekttel kapcsolatos minden dokumentumot köteles elkülönítetten nyilvántartani, és legalább 2027. december 31-éig megőrizni.”
Továbbá a Felhívások szakmai tartalmának meghatározásakor a 3.4.1.1 Műszaki és szakmai elvárások b) Képzésekkel kapcsolatos elvárások pontban részletesen meghatározásra kerül a képzésekről készítendő mozgókép hangrögzítéssel vagy az óránkénti fényképfelvétel hanganyaggal való rögzítése.
„A Fktv. 1. § (2) a) pontja szerinti, OKJ szerinti szakképesítésre felkészítő képzések (OKJ képzések) és a Fktv. hatálya alá nem tartozó, Fktv. 1. § (5) h) pontja szerinti képzések kivételével a képzésekről képzési irányonként és csoportonként egyidejű, a képzés teljes időtartamára kiterjedő mozgóképet hangrögzítéssel vagy óránként fényképfelvételt és hanganyagot szükséges rögzíteni. A felvétel meta adatait is tartalmazó adatállományt projekt Támogató és egyéb ellenőrző szervek által lefolytatott ellenőrzések, illetve a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatal monitoring látogatása során rendelkezésre kell bocsátania a Támogatást Igénylőnek olyan formátumban, amely bármilyen felhasználói jogokkal rendelkező környezetben lejátszható. Az eredeti felvétellel kapcsolatos technikai elvárás az 1920*1080 pixeles felbontás minimum 24 fps (frame per secundum: másodpercenkénti képkocka) mellett. A meta adatokból származó információk alapján egyértelműen azonosíthatónak kell lennie a képzés idejének. A mozgó- és állókép felvételek minőségének alkalmasnak kell lennie a képzésen résztvevők azonosítására. A mozgó- és állókép, valamint a hanganyag rögzítésével kapcsolatban a Támogatást Igénylőnek az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv. (Info tv.) rendelkezésének megfelelően szükséges eljárnia. A képzések résztvevőit tájékoztatni szükséges arról, hogy a kép- és hangrögzítés előírása a Támogató részéről az uniós források felhasználásának ellenőrzését szolgálja.”
A GINOP-6.1.7-17 Munkahelyi képzések támogatása mikro-, kis- és középvállalatok és nagyvállalatok munkavállalói számára indított képzések szakmai támogató program keretében megvalósított szakmai monitoring látogatások keretében kiemelten kezeli ezen dokumentációk megtekintését, valódiságának, hitelességének ellenőrzését.
A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara konzorciumi tag által szervezett megyei szakmai tájékoztató napokon a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatal (a továbbiakban: NSZFH) mint konzorciumi vezető az Irányító Hatósággal történt egyeztetés alapján, részletes tájékoztatást nyújt a projekt megvalósítási időszakban tett szakmai monitoring látogatások elvárásairól, tapasztalatairól.
Felmerült problémák és azok kezelése:
- A képzésbe bevont személyek nem járulnak hozzá a felvételeken való részvételhez.
Amennyiben a képzésbe vont személy nem járul hozzá a felvételeken való szerepléséhez, a képzésbe vonása nem lehetséges, a Kedvezményezettnek pótolni szükséges a bevont személyeket a keretlétszámnak megfelelően. - A Kedvezményezett által kiválasztott képző intézmény nem együttműködő a felvételek készítésénél, oktatói nem vállalják a képzések hanganyaggal történő rögzítését.
A támogatási kérelmet benyújtó köteles olyan képzőt megbízni a képzések megtartásával, akik vállalják a Felhívásban foglaltaknak való megfelelést. - A mozgókép hangrögzítéssel vagy óránként fényképfelvétel és hanganyag tárolása és megőrzésére ki kötelezett?
A Támogatói okirat a Támogató és a Kedvezményezett között kerül megkötésre. A Felhívásban megfogalmazott elvárásokat a Kedvezményezettek kötelezettségként vállalják a projekt végrehajtása során. A Felhívásoknak megfelelően a fenntartási kötelezettség biztosítása a támogatást igénylő felelőssége. A felnőttképzést érintő jogszabályok nem tartalmaznak kötelezettséget a felnőttképző intézményekre vonatkozóan a képzésekről készített mozgókép hangrögzítéssel vagy óránként fényképfelvétel és hanganyag tárolásával, megőrzésével kapcsolatban. - A képzésekről készített felvételeket ki tekintheti meg?
A képzésekről készített mozgókép hangrögzítéssel vagy óránként fényképfelvétel és hanganyag az adatkezelési szabályoknak betartásával kezelendő. Betekintésre az Irányító Hatóság által lefolytatott ellenőrzések valamint az NSZFH által lefolytatott szakmai monitoring látogatások során megbízólevéllel rendelkező munkatársak, továbbá az európai uniós források felhasználásának ellenőrzési feladatát ellátó szervezetek is jogosultak, pl. az Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság, a megvalósítás időszaka és a projektfenntartási időszak időtartama alatt.
