A GINOP-6.1.7-17-2018-00001 azonosító számú kiemelt projekt elsődleges feladata a GINOP-6.1.5-17, a GINOP-6.1.6-17 és a GINOP-6.1.8-17 felhívások (továbbiakban: kapcsolódó projektek) kedvezményezettjei részére támogató tevékenység végrehajtása, amely keretén belül az NSZFH szakmai monitoring látogatást tesz. A szakmai monitoring látogatások célja, hogy a kapcsolódó projektek támogatott képzései és az alátámasztó dokumentációk a képzési tervnek, a felnőttképzési jogszabályoknak, továbbá a pályázati kiírásnak megfeleljenek.
A hatályos Eljárásrend szerint szabályozott szakmai monitoring látogatások megvalósításának sematikus folyamata és lépései:
A szakmai monitoring tevékenység végrehajtása
A Támogató Okirat kézhezvételét követő 15 napon belül a kedvezményezettnek – az együttműködési kötelezettség felhívás szerinti előírásának megfelelően – fel kell vennie a kapcsolatot az NSZFH munkatársával és a Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát., illetve a Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. e-mail címekre kell megküldenie az elfogadott képzési tervét. Ezt követően az NSZFH munkatársa egy visszaigazoló e-mailben tájékoztatja a Kedvezményezettet a Monitoring Támogató Rendszerbe (továbbiakban: MTR) történő regisztráció szükségességéről és a képzési tervében szereplő képzéseinek rögzítéséről.
A szakmai monitoring tevékenységet végző munkatárs(ak) a szakmai monitoring látogatást megelőzően egyezteti(k) e-mailben és/vagy telefonon a látogatás tervezett dátumát, kezdési időpontját és helyszínét/helyszíneit az érintett kedvezményezett szervezet képviselőjével. A kedvezményezett szervezetet a szakmai monitoring munkatársak a látogatást megelőző legalább 3 munkanappal hivatalos levélben értesítik a szakmai monitoring látogatás időpontjáról, helyszínéről és a vizsgálandó dokumentumok listájáról. A szakmai monitoring látogatáson az érintett szervezet képviselője (vagy az általa írásban meghatalmazott személy) köteles a megbízólevéllel rendelkező, a szakmai monitoring tevékenységet végző személlyel együttműködni.
A szakmai monitoring látogatáson kerül sor a konkrét képzések dokumentumainak vizsgálatára. Amennyiben a szakmai monitoring látogatás időpontjában képzés is folyik a helyszínen, ennek látogatására is sor kerülhet, melynek megtörténte a Monitoring jegyzőkönyvben rögzítésre kerül. A látogatás során felmerülhet a hiánypótlás szükségessége, melynek kedvezményezett általi teljesítésére 3 munkanap áll rendelkezésre. A Monitoring jegyzőkönyv 2 db eredeti példányban készül, amelyből 1 pld. a látogatás alkalmával átadásra kerül az érintett kedvezményezett szervezet részére.
A szakmai monitoring tevékenység során tett megállapításokat, javaslatokat a tevékenységet végző személyek Monitoring jelentésbe foglalják. Az elkészült Monitoring jelentést az NSZFH munkatársa a monitoring látogatást követő 10 naptári napon belül e-mailben megküldi véleményezésre a kedvezményezett szervezet részére a Monitoring támogató rendszerben a regisztráció során megadott e-mail címre, 10 naptári napos véleményezési/elfogadási határidő kitűzésével. A Monitoring jelentés az értesítés megküldésétől számított 10. naptári napot követő napon véleményezés hiányában elfogadottnak minősül. A végleges monitoring jelentés megküldésre kerül az érintett szervezetnek.
Az érintett kedvezményezett szervezet képviselője (vagy az általa írásban meghatalmazott személy) jogosult:
- a szakmai monitoring tevékenységet végző személy személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, megbízólevelének bemutatását kérni;
- szakmai monitoring tevékenység során tett megállapításokat, javaslatokat megismerni, azokkal kapcsolatos észrevételeit kifejteni.
Az érintett kedvezményezett szervezet képviselője (vagy az általa írásban meghatalmazott személy) köteles a megbízólevéllel rendelkező, a szakmai monitoring tevékenységet végző személy kérésére:
- a helyszíni vizsgálat lefolytatásához szükséges feltételeket (pl. belépés, helyszín) bizosítani;
- a szakmai monitoring tevékenységhez szükséges tájékoztatást megadni;
- a szakmai monitoring tevékenység tárgyához kapcsolódó adatokat, információkat - azok tárolási helyszínétől függetlenül, ugyanakkor saját biztonsági előírásaira, munkarendjére figyelemmel és azokkal összhangban - bemutatni;
- a szakmai monitoring tevékenység tárgyához kapcsolódó papíralapú vagy elektronikus adathordozón tárolt adatokról, információkról másolatot készíteni, azokat átadni.
